Corretor da nova ortografia para Office 2007

Pacote gratuito com as novas regras ortográficas para o Office 2007.

A Microsoft soltou para download o pacote para atualizar o corretor ortográfico do Office 2007 e deixá-lo de acordo com as novas regras ortográficas da Língua Portuguesa.

O pacote é bem pequeno (tem cerca de 5 MB) e gratuito. O software, aliás, é simples de ser instalado: basta rodar o executável que, automaticamente, ele altera os corretores ortográficos do Word, PowerPoint e Excel. Leia mais…

Mala Direta: realize uma mais complexa

Depois que você estiver craque em mala direta básica, experimente algo mais complexo. Por exemplo, personalizar sua correspondência adicionando uma nota individualizada a uma carta modelo. Convém ainda adicionar um cupom e números seqüenciais e pedir a alguns clientes que tragam o cupom até a loja e a outros que o enviem pelo correio. Ou que tal destacar os campos formatando-os em uma fonte ou cor diferente? Isso é possível, também. Leia mais…

Mala direta II: usar a Faixa de Opções e realizar uma mala direta

Vá além das noções básicas de malas diretas e crie mensagens de email ou cartas modelo personalizadas, cupons numerados e muito mais.

Você tem uma lista de endereçamento detalhada de seus clientes. Deseja enviar pelo correio uma carta de marketing aos clientes de um determinado código postal e adicionar a ela uma saudação personalizada e uma nota. Como a lista é longa, você precisa saber como classificar todas as informações para enviar a correspondência aos clientes certos.

METAS

• Usar a guia Correspondências para realizar uma mala direta.
• Usar os campos do Word para personalizar cartas modelos e mensagens de email ou numerar cupons.
• Realizar uma mala direta complexa que mescle vários elementos exclusivos em um conjunto de documentos idênticos.

ANTES DE COMEÇAR

Se você não estiver familiarizado com malas diretas, consulte o primeiro curso, Mala direta I: usar mala direta para envio em massa, que mostra como fazer uma mala direta usando um assistente.

Aplica-se a: Microsoft Office Word 2007

:: Usar a Faixa de Opções para realizar uma mala direta

Você concluiu o primeiro curso de treinamento sobre malas diretas, Mala direta I: usar mala direta para envio em massa, por isso já está familiarizado com o assistente. Porém, a mala direta nem sempre é tão simples quanto adicionar um nome ou um endereço como campo. Em algumas situações, talvez seja necessário fazer algo um pouco mais complicado, como adaptar uma letra a destinatários específicos ou adicionar números seqüenciais a uma série de cupons.

A guia Correspondências na Faixa de Opções permite fazer essas mesclagens.

:: Grupos e comandos na guia Correspondências

Prossiga da esquerda para a direita na guia Correspondências para concluir uma mala direta.

Na guia Correspondências da Faixa de Opções, é possível realizar uma mala direta usando estes quatro grupos:

Iniciar Mala Direta Este é o ponto de partida no qual você escolhe um tipo de documento e depois seleciona, cria ou edita a lista de destinatários.
Gravar & Inserir Campos Aqui é onde você pode inserir os campos e, se necessário, mapeá-los para a lista de destinatários.
Visualizar Resultados Exiba os documentos de mala direta individualmente antes de concluir a mesclagem.
Concluir Conclua a mesclagem e combine os documentos individuais em um documento abrangente, imprima-os ou envie-os eletronicamente.

Você começa com o comando Iniciar Mala Direta e vai avançando pela Faixa de Opções até encerrar o processo de mala direta no grupo Concluir.

:: ETAPA 1: INICIAR A MALA DIRETA

Quando você inicia a mala direta, pode escolher o tipo de documento que deseja criar.

Talvez você esteja familiarizado com a inicialização do Assistente Detalhado de Mala Direta por meio do comando Iniciar Mala Direta. Usando esse mesmo comando, você pode ir diretamente para o tipo de documento que deseja usar na mala direta.

Para iniciar uma mala direta, clique na guia Correspondências e no comando Iniciar Mala Direta. Em seguida, escolha o tipo de documento desejado.

:: Etapa 2: selecionar os destinatários

Clique aqui para ver a animação que mostra como se conectar a uma lista de destinatários.

A seguir, você se conecta à lista de destinatários clicando em Selecionar Destinatários. Você pode digitar uma nova lista de destinatários, navegar para uma já existente ou selecionar os Contatos do Outlook.

Se você navegar para uma lista existente, o Word procurará inicialmente na pasta Minhas Fontes de Dados. Como ela é aberta primeiro, essa pasta é um local conveniente para guardar a lista de destinatários. Quando você selecionar o arquivo que deseja usar para a lista de destinatários e clicar em OK, o documento será conectado à lista.

Neste ponto, os comandos adicionais são disponibilizados na Faixa de Opções. Você aprenderá sobre eles nas próximas telas.

Por ora, clique em Executar acima da ilustração para ver como se conectar a uma lista de destinatários.

:: ETAPA 3: INSERIR CAMPOS

Um exemplo do campo Bloco de Endereço no grupo Gravar & Inserir Campos.

Provavelmente você já escreveu o texto que será repetido em cada cópia do documento de mala direta. Por isso, é nesta etapa que você pode adicionar os campos Bloco de Endereço ou Linha de Saudação. Ou clicar em Inserir Campo para adicionar qualquer outra informação da lista de destinatários que você queira.

Há também um outro comando chamado Regras, que pode ser usado para inserir campos especiais. Um campo especial pode ser uma resposta a uma pergunta, por exemplo, ou texto condicional. Um exemplo de texto condicional pode ser inserir “ela” versus “ele” em uma sentença.

Você fará isso durante a sessão prática na próxima lição.

:: Etapa 4: visualizar os documentos de mala direta

O comando Visualizar Resultados.

Depois que estiver escrevendo seu documento e inserindo campos, clique em Visualizar Resultados para ver um exemplo de documento de mala direta.

É possível ver cada documento de mala direta adicional clicando nas setas Próximo Registro ou Registro Anterior.

Procurando uma pessoa específica? Basta clicar em Localizar Destinatário e digitar o nome dela.

:: Etapa 5: editar documentos individuais

Antes de imprimir a mesclagem, você pode revisar os documentos de mala direta e editar documentos individuais.

A mesclagem está pronta, mas você tem a opção de revisar todos os documentos de mala direta (ou apenas alguns).

Se você clicar em Concluir & Mesclar e depois em Editar Documentos Individuais, será criado um documento abrangente separado que inclui todos os destinatários na mesclagem. É aqui que você pode dar uma olhada final em cada documento de mala direta. Basta percorrer o conjunto de documentos finalizados para revisá-los e modificá-los. Feito isso, é possível irmprimi-los imediatamente.

Observação    A opção Editar Documentos Individuais está disponível somente para malas diretas cuja finalidade seja impressão, e não para aquelas que sejam distribuídas eletronicamente como mensagem de email.

:: Etapa 6: imprimir os documentos de mala direta

Use o comando Imprimir Documentos para imprimir todos os documentos de mala direta sem visualizá-los primeiro.

Se você ignorou a opção de editar documentos individuais e está pronto para imprimir todos os documentos de mala direta, basta clicar em Imprimir Documentos no comando Concluir & Mesclar para que a caixa de diálogo Mesclar para Impressora seja aberta. É nela que você poderá escolher se deseja imprimir todos os documentos de mala direta ou apenas especificar alguns.

Caso você esteja distribuindo os documentos da mala direta eletronicamente, use o comando Enviar Emails.

:: Etapa 7: salvar os documentos

Salve o documento principal e a lista de destinatários será mantida; ou salve o documento abrangente, que inclui cada cópia mesclada.

Caso você planeje usar o documento principal novamente para outra mala direta, convém salvá-lo. Isso manterá a conexão com a lista de destinatários. Quando esse documento for aberto novamente, será perguntado se você deseja se conectar à mesma lista.

Para salvar o documento:

Clique no Botão Microsoft Office.

No menu, clique em Salvar. Em seguida, escolha um local e um nome para o arquivo e clique em Salvar novamente.

Observação: Se você usou a opção Editar Documentos Individuais, poderá salvar o documento abrangente separado também, mas lembre-se de que será um arquivo maior.

:: PRÁTICA

Você espera despertar boa vontade e fazer novos negócios enviando uma carta com uma nota pessoal aos seus clientes regulares que conhece bem. Você se sente confiante em tentar usar a Faixa de Opções para concluir esse envio em massa.

Sobre a sessão de prática

Quando você clicar em Praticar no Word, um documento de prática será baixado para seu computador e aberto no Word, e uma janela separada com instruções da prática aparecerá.

Observação: É preciso ter o Word 2007 instalado em seu computador.

:: TESTE SEUS CONHECIMENTOS

1. Como exibir os comandos de mala direta na Faixa de Opções?
A. Clique no Botão Microsoft Office e depois em Opções do Word.
B. Clique na guia Correspondências.
C. Clique na guia Inserir.

2. O que você pode fazer na guia Correspondências que não é possível com o uso do Assistente de Mala Direta?
A. Visualizar a mesclagem.
B. Inserir os campos Bloco de Endereço e Linha de Saudação.
C. Adicionar texto condicional usando o comando Regras.

3. Na prática, você usou o campo Bloco de Endereço. Ao usá-lo, você deve alterar os cabeçalhos na lista de destinatários para coincidir os nomes de campo no Bloco de Endereço (por exemplo, ter uma coluna “Endereço 1″).
A. Verdadeiro
B. Falso

:: Respostas

1. Alternativa B – Clique na guia Correspondências na Faixa de Opções. Em seguida, comece no grupo Iniciar Mala Direta e prossiga até o grupo Concluir.
2. Alternativa C – O comando Regras pode ser usado para configurar texto condicional.
3. Alternativa B – Não é necessário alterar os cabeçalhos na lista. Basta clicar em Coincidir Campos no grupo Gravar & Inserir Campos para mapear as colunas com os elementos do Bloco de Endereço.

FONTE: Microsoft Office Online

Mala direta I: usar mala direta para envio em massa

Suponha que você precisa enviar a cada um dos funcionários uma carta ou uma mensagem de email contendo informações pessoais sobre salário e retenção de Imposto de Renda.

Criar cartas, emails ou envelopes individualmente levaria horas. É aqui que entra a mala direta. Com ela, tudo o que você tem a fazer é criar um documento contendo as informações que permanecem inalteradas em cada cópia e adicionar alguns espaços reservados para aquelas que são exclusivas. O Word se encarrega do resto. Leia mais…

O Word também bloga

A versão 2007 do processador de textos da Microsoft permite publicar posts em serviços de blog.

Criar e manter um blog virou quase uma obrigação. Equipes de desenvolvimento, empresas e profissionais vêm usando os diários online como um importante meio de comunicação com clientes e com o público em geral. Antenado com essa tendência, o Word 2007 tem ferramentas que simplificam o trabalho de criar uma postagem e enviá-la para um blog. A única exigência é ter uma conta de blog e os dados (nome de usuário e senha) para acesso. O recurso é compatível com vários dos serviços gratuitos de hospedagem de blogs existentes na web, e também com alguns servidores corporativos. Leia mais…

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