Palestras, Seminários e Workshops

Saiba o que é importante antes de organizar seu evento ou congresso e contratar palestrantes, keynote speakers ou congressistas.

Check-List para uma boa apresentação

Palestra, Seminário, Curso, Treinamento ou Workshop? – Defina claramente o tipo de resultado que pretende obter antes de organizar seu evento. Se o objetivo for uma grande carga de conhecimento, dê preferência a um curso, treinamento ou workshop.

Duração – Se for palestra, não pense que quanto menor o tempo, menor o preço. É mais difícil falar bem em pouco tempo do que ficar horas enrolando. Mark Twain dizia que para fazer um discurso de 5 horas ele precisava de 5 minutos para se preparar. Para falar 5 minutos ele precisava de 5 horas (ou algo assim).

Expectativa e Resultados – Não espere que uma palestra de uma hora irá ter o efeito de um curso de pós-graduação. Palestras servem de pontapé inicial ou amarra final de um conjunto de ações da empresa, nunca para ensinar os detalhes de qualquer assunto.

Generalista ou especialista? – Se for uma palestra técnica, contrate um técnico especializado em sua área. Caso contrário, dê preferência a palestrantes que falem de conceitos gerais e evite os que pensam que entendem e podem dar palpites sobre as particularidades de seu negócio. Não se iluda. Em meia hora de conversa ninguém écapaz de entender os detalhes do processo que você utiliza na fabricação dos petroleiros em seu estaleiro. Depois de sair de sua empresa ele provavelmente irá fazer uma palestra para costureiras de uma confecção de biquinis ou universitários especializados em fermentação da cevada.

Palestrantes – O perfil do palestrante deve ser adequado aos objetivos do evento. Para eventos festivos, comemorativos, abertos ou com a participação de familiares dos colaboradores de uma empresa, escolha um palestrante motivacional com uma maior carga de entretenimento. Neste caso você pode contratar, além do palestrante, um mágico, um comediante, um circo, ou uma peça de teatro empresarial. Fique atento para não levar palestrante boca-suja em eventos com a participação de familiares e crianças, para evitar constrangimentos. Se o assunto tiver um foco muito técnico e específico, prefira um consultor técnico com habilidade de comunicação e bem-humorado. (Para entender melhor como selecionar um palestrante, leia a entrevista neste link). Mario Persona não faz mágicas, não dança, não canta e nem fala de temas espirituais, mas suas palestras são bem-humoradas como as crônicas que escreve.

Preço – Não escolha o palestrante pelo preço, mas pelo que ele poderá acrescentar ao seu evento. Um palestrante barato pode sair caro ao trazer resultados de pouco valor . Lembre-se de que o palestrante é apenas parte de seu investimento. O custo maior está na soma do tempo de todos os participantes que estão ali para ouvi-lo. Provavelmente você gastará também com hospedagem e passagens aéreas. Não gaste querosene de jato para levar alguém ruim só por ser mais barato. Uma caneta barata que não escreve é cara.

Bastidores – Jamais sobrecarregue o palestrante com problemas relacionados aos preparativos do evento e nem faça pressão, se quiser que os resultados sejam motivadores. Lembre-se de que ele também é humano e sujeito a variações em seu estado de ânimo e humor. Se receber uma carga grande de estímulos negativos antes da palestra poderá ter seu próprio ânimo abalado, entrar em depressão e até morrer no palco.

Atividades extras – Se o palestrante chegar com poucas horas de antecedência para a palestra, evite programar um grande número de atividades extras. Não o leve para visitar todos os pontos turísticos de sua cidade e nem adianta apresentar políticos e empresários locais porque ele provavelmente estará com a cabeça no evento e se esquecerá dos nomes. Lembre-se de que seu palestrante irá precisar de toda a energia possível para fazer um bom trabalho no palco. Se a palestra for na primeira hora da manhã, não o convide para aquela festa de varar a madrugada. Evite cansá-lo. Ele é o único que não pode dormir durante a palestra.

Jantares – No caso de jantares, é preferível que a palestra seja antes do jantar e que o serviço comece apenas ao final. A circulação de garçons e o serviço de bebidas e alimentos durante a palestra prejudica a atenção do público e a concentração do palestrante. Como avisam as placas em zoológicos, evite alimentar o palestrante antes da palestra. Ele poderá fazer sons engraçados enquanto fala.

Tempo – O tempo ideal para palestra é de 1 hora e 15 minutos, com mais 15 minutos para perguntas, mas as perguntas podem ser dispensadas no caso de palestra motivacional, por reduzirem o impacto da mensagem. Para um tempo maior deve ser previsto um intervalo, mas neste caso apenas se a palestra for mais expositiva e menos motivacional ou de impacto. Treinamentos, cursos e workshops podem ser de 3 horas a 3 dias com um café a cada duas horas e intervalo para o almoço. Neste caso evite feijoada e caipirinha no cardápio.

Agenda – Depois de planejar a agenda de seu evento, elimine uma atividade ou reduza o tempo de todas. Dificilmente você conseguirá fazer com que o intervalo de quinze minutos dure exatamente isso ou que uma palestra de uma hora não passe alguns minutos do prazo. Eventos com agenda espremida acabam criando uma sensação de estresse nos palestrantes e participantes. É preferível prever prazos flexíveis para evitar que o palestrante omita o fim da piada só porque o tempo está esgotado.

Avisos – Se precisar avisar os palestrantes do tempo, dê preferência a recepcionistas com cartazes de 15, 10 e 5 minutos postadas no fundo, atrás do público, e nunca na frente. Calcule uma margem, pois o palestrante pode se empolgar, mas se ele continuar lá duas horas depois do tempo regulamentar, desligue o microfone, apague as luzes e entregue a ele as chaves do auditório.

Assentos – Em auditórios improvisados, disponha os assentos em semicírculo para todos olharem diretamente sem virar a cabeça. Uma leve torção do pescoço reduz a oxigenação do cérebro e causa sono. Uma torção severa pode causar a morte. Em treinamentos ou workshops, dê preferência a uma disposição do tipo espinha de peixe (é modo de falar) com mesas para dinâmicas e atividades. Calcule com cuidado o tamanho da sala em palestras ou treinamentos que envolverem atividades de interação com o público. Ninguém quer que ocorram pisoteamentos em seu evento.

Iluminação -  Verifique se a iluminação não é demais para a tela do projetor (data-show), ou pouca para a platéia (causa sono). Iluminação suave sobre a audiência, menor sobre a tela de projeção e suficiente sobre o palestrante. Saiba exatamente onde estão os interruptores e que lâmpadas eles acendem ou apagam para o caso de precisar alterar a iluminação durante a palestra para passar um vídeo, por exemplo. Se apagar totalmente as luzes da platéia e jogar um canhão de luz sobre o palestrante isso o ajudará a perder peso, mas é provável que ele comece a enxergar bolinhas no canto dos olhos e fique sem saber se ainda tem alguém assistindo ou já foram todos embora.

Lei de Murphy – Se existir um fio ou cabo elétrico no chão sem estar protegido por um carpete ou fita adesiva, alguém irá tropeçar nele, apagar o projetor, derrubar o notebook ou as duas coisas.

Palco – Se precisar compor uma mesa para pessoas ilustres, esta nunca deve ficar muito próxima da beirada do palco, para evitar que o palestrante quebre o pescoço. Nem muito próxima da tela no fundo, para evitar que os componentes da mesa torçam o pescoço. Se existir algum alçapão no piso do palco, mantenha-o fechado, salvo para o caso do palestrante ser também mágico e querer desaparecer durante a palestra.

Mesa – Certifique-se de colocá-la distante da beirada do palco, para o palestrante ter espaço para se movimentar. Lembre-se de que é melhor colocá-la em diagonal numa das laterais do palco ou pedir aos seus componentes para retornarem aos seus lugares durante a palestra, a menos que eles queiram ver o palestrante pelas costas. Como qualquer pessoa, o palestrante não fica muito à vontade com pessoas atrás de si. Além disso, expressões de desinteresse, bocejos e caras feias dos membros da mesa, propositais ou não, poderão influenciar negativamente o público.

Obstáculos – Evite mesas, cadeiras, vasos, coroas de flores e outros objetos que criem uma barreira entre o palestrante e o público. Grandes espaços como pistas de dança entre o palco e os participantes causam um efeito de distanciamento e devem ser evitados. Se existir uma pista de dança, peça às pessoas para não dançarem durante a palestra.

Tela de Projeção -  Deve ficar à esquerda do palestrante (centro ou direita da audiência), para ele apontá-la com a mão esquerda, enquanto segura o microfone com a direita. Inverta as instruções se ele for canhoto. Se forem três as telas, como em grandes eventos, provavelmente o palestrante só apontará para uma. Observe a mão do palestrante antes de começar. Se tremer demais, para o bem dos presentes, não deixe o apontador a laser na mão dele.

Equipamentos -  Microfones, equipamento de som e projetores devem estar instalados e testados com antecedência. Use sempre baterias novas e tenha um ótimo microfone na reserva, porque certamente será ele o titular após os primeiros cinco minutos de palestra.

Projeção – Prefira que o palestrante faça a mudança dos slides. Para isto devem ser previstos cabos com comprimento suficiente para alcançar o datashow e o amplificador de som ou um controle remoto. Se o palestrante trouxer sua apresentação em pen-drive, CD ou disquete, instale com antecedência. Se trouxer em transparências ou vier com uma caixinha de giz e apagador, é melhor procurar um palestrante mais novo.

Operador – Apenas em último caso a mudança dos slides deve ser feita por um operador. Se não existir controle remoto para a mudança ou o notebook estiver longe do palestrante, dê bastante café ao operador, amarre seu pé na cadeira e certifique-se de que ele esteja ouvindo bem. Não se preocupe, porque depois de duas horas o público acabará se acostumando com a frase “O próximo, por favor!”

Microfones – Os de lapela podem perder em qualidade quando o palestrante olha para os lados. A colocação de microfones (lapela ou auricular) deve ser feita antes do palestrante entrar em cena e ele deve saber como ligá-lo. Avise o palestrante para desligar o microfone de lapela quando for ao banheiro ou conversar assuntos sigilosos durante o intervalo.

Som – Se o palestrante utilizar som de seu próprio notebook, providencie amplificador, caixas de som e um cabo apropriado para a conexão à saída de fone de ouvido do notebook do palestrante. Muitos utilizam músicas ou filmes durante a apresentação. Se a execução dos vídeos e áudios for feita por terceiros sob o comando do palestrante, não espere por um sincronismo perfeito.

Água – Coloque um copo e garrafa de água à disposição do palestrante. Evite que garçons ou recepcionistas circulem pelo palco durante a palestra para abastecer copos, pois roubam a atenção do público. Quando o garçon derruba a bandeja, então, nem se fala. Se o palestrante exigir água Perrier, diga para ele ir buscar. Não o garçon, o palestrante.

Circulação – Evite que fotógrafos, cinegrafistas ou pessoas em geral circulem na área do palestrante. Alguns palestrantes não permitem filmagens (pode me filmar à vontade), portanto é melhor perguntar antes para evitar embaraços.

Programa prévio -  Alguns profissionais contratados para cuidar do áudio e vídeo costumam deixar algum DVD de shows musicais passando enquanto as pessoas chegam e se acomodam. Em outros casos os patrocinadores costumam passar seus próprios vídeos. Em nenhuma hipótese ligue o projetor em algum canal de TV com filmes ou noticiários deprimentes. Novela, então, nem pensar. A platéia vai pedir para o palestrante esperar até acabar o episódio.

Música ambiente -  É aconselhável ter música ambiente antes (mais alto para animar) e depois (mais baixo para as pessoas cnoversarem) da palestra. Dê preferência a um jazz instrumental com ritmo alegre. Se conseguir se infiltrar no evento de seu concorrente, aí sim você pode tentar dar ao operador do som um CD de pagode numa caixinha do Ray Charles. Quando utilizar música é bom consultar o ECAD, pois você pode precisar pagar direitos autorais pela execução. Desligue a música antes de começar a palestra, obviamente.

Platéia – As recepcionistas devem encaminhar os participantes para as primeiras fileiras, evitando preencher apenas os assentos do fundo da sala. Assentos vazios entre o palestrante e a platéia criam distanciamento e prejudicam o sucesso da palestra. Se as recepcionistas forem muito bonitas, é melhor que fiquem no fundo do auditório durante a palestra.

Abertura – O mestre de cerimônias deve fazer a apresentação do palestrante, dar avisos de duração e intervalos, solicitar o desligamento dos celulares, pedir para que desliguem os celulares, insistir no desligamento dos celulares e, finalmente, recolher os celulares. Mesmo assim muita gente não irá obedecer e alguns conversarão alegremente em voz alta como se estivessem sozinhos na caverna de onde saíram.

Perguntas – Se houver tempo para perguntas, isso deverá ser informado de antemão pelo mestre de cerimônias. Recepcionistas com microfones ou blocos para questões escritas cuidarão da seqüência de perguntas. Dê preferência a perguntas feitas por escrito. Por razões óbvias, é melhor não franquear o microfone para perguntas da platéia em véspera de eleições.

Intervalos – Em eventos com mais de uma apresentação o ideal é que os participantes troquem de lugar na volta do intervalo, para estimular o networking e renovar o ângulo de visão. Em grandes eventos é bom avisar que os participantes levem seus objetos de valor ou alguém levará. Lembre-se de que seu evento não acaba na porta do banheiro. Providencie sabonete, toalhas e papel em quantidade suficiente. Programe a limpeza para ocorrer durante a palestra, não durante os intervalos.

Mestre de cerimônias -  Jamais deverá continuar no palco verificando seus papéis durante a palestra ou conversando animadamente nos bastidores. Também não deve se colocar ao lado do palestrante durante a finalização da palestra, e nem ficar consultando o relógio, para não desviar a atenção do público.

Finalização – O mestre de cerimônias deve reassumir no final para acordar os presentes, dar avisos de horários, indicar o local do intervalo (se houver) e fazer uma breve descrição da próxima palestra, solicitando o retorno rápido da audiência a seus lugares. Provavelmente quando ele terminar de falar tudo isso o pessoal já terá saído para disputar o coquetel ou o pão de queijo.

Apresentação – Apresente o palestrante rapidamente, sem ler currículos enormes ou exagerar nos adjetivos. Se elogiar demais, o público pode criar uma falsa expectativa e se decepcionar. Deixe que o próprio palestrante venda seu peixe pela sua atuação. Ou não.

Sugestão de apresentação:
Convidamos hoje Mario Persona para falar sobre [tema]. Mario Persona é autor de vários livros de marketing, carreira e negócios. Além de palestrante, é consultor e professor de estratégias de comunicação e marketing. Mario Persona é convidado com freqüência para falar de temas ligados a negócios, marketing e desenvolvimento pessoal e profissional. Com vocês, para falar sobre [tema ]: Mario Persona!

Organização do ambiente – Certifique-se de que a entrada para a sala da palestra ou treinamento seja feito pela parte posterior, nunca do lado onde está o palestrante, para evitar distrações. Quem entra ou sai deve fazê-lo pelos fundos. Para treinamentos ou workshops é ideal ter mesas e devem ser evitados auditórios com poltronas fixas, pois impedem dinâmicas e interação do público. Para palestras pode ser utilizado um auditório ou sala com cadeiras na disposição de sala de aula.

Fonte: http://www.mariopersona.com.br/dicas.html

Sugestão de Cardápio para Coffee-Break

Para o coffee-break, os menus mais usuais incluem opções básicas como café, chá, leite, água mineral, petit fours. Contrariando a mesmice e apostando em soluções mais criativas, existem propostas que vão muito além desta composição e lançam mão, por exemplo, de temas especiais.

Hoje é muito comum a solicitação de coffee-breaks temáticos: tropicais, com sucos de frutas exóticas e comidas típicas de uma determinada região; ingleses, à base de bolinhos especiais e muffins, entre outros. Leia mais…

Diferença entre um evento de grande porte e pequeno porte

O que é mais difícil de organizar: um mega evento, tipo Rock’n Rio ou um evento simples, como um jantar de confraternização para 10 executivos?

Avaliação do Briefing

Organizar um evento, de qualquer natureza, de qualquer porte, nunca é tarefa fácil e quem já organizou um, sabe muito bem do que estou falando. Cada evento é único e seu grau de dificuldade de execução está associado a fatores como prazos, recursos, planejamento e relevância e não, como pode parecer à primeira vista, simplesmente ao seu porte ou magnitude. Aliás, avaliar o grau de dificuldade do evento por seu porte é um pecado mortal para um organizador.

Evidentemente que, quando se trata de um mega evento, é natural a existência de uma maior preocupação com sua organização. O grande problema reside na organização dos eventos de pequeno porte, os chamados “eventos simples” (como se existissem eventos assim), pois a preocupação com sua organização é reduzida, por vezes, pelo próprio solicitante que, ao passar o briefing, insiste em que se trata de algo “simples”, de fácil organização.

Cuidado, não caia nessa armadilha! Essa talvez seja a primeira grande lição, aprendida por alguns a duras penas, de que todo evento é complexo e seu grau de dificuldade de execução não deve ser avaliado por seu porte, mas, sim, pelo contexto, prazo, recursos e importância.

Então, respondendo à questão inicial, podemos afirmar que todo evento, independente de porte, requer um nível de atenção e empenho por parte dos organizadores para que sua execução seja um sucesso.

Planejamento é essencial

O segundo passo para se obter a excelência na organização de um evento é o planejamento. Um bom planejamento é essencial, pois um evento envolve variáveis controláveis e, infelizmente, variáveis incontroláveis. Essas é que são o problema, pois são incontroláveis, imprevisíveis, e podem comprometer todo o evento.

Nunca se esqueça que o grau de excelência da organização de um evento é medido por seu resultado final. Se o evento foi um fracasso, não importa o quanto o organizador tenha motivos justos e plausíveis para explicar as falhas, porque nada disso será levado em conta. Portanto, não adianta ter boas desculpas.

O que é preciso é evitar os problemas. Por esse motivo, o planejamento de um evento deve trabalhar com as duas variáveis, sempre. Não se obtém a excelência simplesmente planejando o que e como as coisas “devem” acontecer (variáveis controláveis). Tão importante quanto, é planejar também o que não é previsto, mas pode acontecer, e o que se deve fazer nesses casos. Portanto, um bom planejamento além de prever detalhadamente o que deve ser feito, como será feito, quem será o responsável, quais os recursos humanos e materiais necessários, investimento demandado e cronograma de ações, deve simular quais os eventos não previstos prováveis, e qual a conduta para cada um deles.

É preciso ter um plano de contingência para cada diferente cenário adverso possível. É evidente que não se pode prever ou imaginar tudo o que pode acontecer fora do previsto na organização de um evento, mas uma simulação de alguns fatos mais “possíveis” reduzirá sensivelmente o nível de risco.

Alguns exemplos clássicos: e se chover no dia? e se faltar energia? e se a atração principal não aparecer? São itens não previstos, mas que podem acontecer e comprometer todo o trabalho de organização e… adeus excelência. Perca tempo no planejamento, não tenha pressa.

Simule o evento, cheque os itens, monte cenários adversos, informe-se sobre resultados de eventos similares. Essas medidas podem ajudar muito a montar um bom planejamento. O tempo economizado aqui pode custar muito mais no futuro. Pense que cada item não previsto no planejamento irá aparecer na hora da execução e terá que, de alguma forma, ser equacionado (podendo ser eliminado ou adaptado), só que aí de forma improvisada e com um grau de risco muito superior ou até, dependendo de sua importância no contexto, comprometer todo o evento.

Acredite, já houve casos de um simples transformador de energia acabar com um evento, cujo foco central era a exibição de um vídeo, que simplesmente não pode ser exibido, pois o local tinha energia em 220v, o equipamento era 110v e, como o local era distante de grandes centros, não havia transformador disponível em um raio de 100 km. Anfitriões e convidados parados, uns olhando para os outros… constrangimento geral e, certamente, um emprego perdido ou um prestador de serviços sem cliente.

Fornecedores, os parceiros

Não importa se a organização é feita internamente ou terceirizada, via agência ou empresa especializada, sempre haverá fornecedores no processo. Trabalhar com fornecedores confiáveis e de boa qualidade é fundamental. A regra é simples: sem fornecedores de qualidade não se obtém excelência, assim como é impossível fazer um bolo gostoso sem ingredientes certos e de qualidade.

Portanto, muito cuidado ao contratar fornecedores sem referências, desconhecidos e duvide sempre dos que aceitam trabalhar com preços abaixo do mercado, prazos exíguos. Condições que, muitas vezes, o próprio contratante impõe. Não se iluda, milagre não existe. Portanto, não o peça ao seu fornecedor e, se por acaso, você pedir e ele aceitar, desconfie.

Maior profissionalização

A excelência na organização de eventos, como um fator subjetivo, sempre estará condicionada ao padrão de exigência do mercado. Nesse sentido, podemos observar que o nível de profissionalização do setor é uma necessidade iminente. Ao contrário do que ocorria antigamente, quando os eventos eram encarados como “festas” ou atividades complementares, hoje eles são parte importante das estratégias de marketing das empresas.

Os eventos ganham, cada vez mais, destaque no composto mercadológico, recebendo mais recursos e importância estratégica. Como conseqüência, o nível de exigência quanto à criatividade e qualidade de execução fica cada vez maior, obrigando os organizadores a apresentarem graus de profissionalismo cada vez mais elevados. O tempo dos amadores do setor está acabando.

A concorrência será cada vez maior e somente os que apresentarem padrão de qualidade compatível com as exigências do mercado sobreviverão. Sem excelência na concepção, planejamento e execução, não há mais como sobreviver no setor.

Fonte: Wiki Organizando Eventos