CBO

CLASSIFICAÇÃO BRASILEIRA DE OCUPAÇÕES
http://www.mtecbo.gov.br

O que é?

A CBO é uma publicação brasileira que classifica as diversas atividades dos trabalhadores do País, nos mais diferentes setores de atividade, tanto do setor público como privado.
Nessa publicação as profissões são catalogadas e numeradas e a OIT – Organização Internacional do Trabalho, retira dados dessa publicação para confeccionar o Código Internacional de Ocupação.

Descrição Sumária das Atribuições da:

2523-05 » Secretária Executiva
2523-10 » Secretária Bilíngüe
2523-15 » Secretária Trilíngüe

» Assessoram os executivos no desempenho de suas funções, gerenciando informações, auxiliando na execução de suas tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos.

» Coordenam e controlam equipes (pessoas que prestam serviços a secretária: auxiliares de secretária, office-boys, copeiras, motoristas) e atividades; controlam documentos e correspondências.

» Atendem clientes externos e internos; organizam eventos e viagens e prestam serviços em idiomas estrangeiros. Podem cuidar da agenda pessoal dos executivos.

Condições gerais de exercício

Trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

Formação e experiência

O exercício dessas ocupações requer curso superior em secretariado e áreas afins. Para as secretárias bilíngüe e trilíngüe é fundamental fluência em dois ou três idiomas estrangeiros. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Área de atividades

Assessorar Executivo/Área
» Administrar agenda pessoal do executivo
» Despachar com o executivo
» Colher assinatura
» Priorizar compromissos
» Definir horários
» Marcar compromissos
» Cancelar compromissos
» Definir ligações telefônicas
» Administrar pendências
» Definir encaminhamento de documentos
» Assistir ao executivo em reuniões
» Secretariar reuniões
» Tomar ditados
» Tomar notas taquigráficas

Atender Pessoas (Cliente externo e interno)
» Recepcionar pessoas
» Fornecer informações
» Atender pedidos e solicitações
» Atender chamadas telefônicas
» Filtrar ligações
» Anotar recados
» Transmitir recados
» Encaminhar chamadas telefônicas
» Fazer chamadas telefônicas
» Orientar pessoas
» Encaminhar pessoas
» Prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados

Gerenciar Informações
» Ler documentos (cartas, manuais, relatórios, e-mails, jornais)
» Levantar informações
» Consultar outros departamentos
» Criar bancos de dados
» Cobrar ações
» Cobrar respostas
» Cobrar relatórios
» Controlar cronogramas
» Controlar prazos
» Direcionar informações
» Manter atualizado o banco de dados
» Acompanhar processos
» Reproduzir documentos (escâner, fotocopiadora)
» Confeccionar clippings

Elaborar Documentos
» Redigir ofícios
» Redigir memorandos
» Redigir cartas
» Redigir convocações
» Redigir atas
» Pesquisar bibliografia
» Anotar informações
» Elaborar relatórios
» Digitar documentos
» Datilografar documentos
» Formatar documentos
» Elaborar convites e convocações
» Elaborar planilhas e gráficos
» Preparar apresentações
» Transcrever textos

Controlar Correspondência
» Receber correspondência
» Controlar correspondência eletrônica (e-mail)
» Protocolar correspondência
» Triar correspondência
» Destinar correspondência
» Registrar correspondência
» Receber fax
» Transmitir fax
» Controlar malote

Prestar Serviços em Idioma Estrangeiro
(Somente Secretária Bilíngüe e Trilíngüe)
» Prestar serviço de intérprete
» Ciceronear visitas
» Escrever documentos em idioma estrangeiro
» Sintetizar textos em idioma estrangeiro
» Traduzir documentos
» Verter documentos
» Legendar vídeos

Organizar Eventos e Viagens
» Estruturar o evento
» Fazer check-list
» Pesquisar local
» Solicitar verbas
» Reservar sala
» Preparar sala
» Contratar expositores e palestrantes
» Enviar convite e convocação
» Confirmar presença
» Providenciar material e serviços de apoio
» Providenciar equipamento de apoio
» Escolher cardápio
» Contratar serviços e profissionais de apoio
» Providenciar transporte local
» Dar suporte durante o evento
» Providenciar numerário para viagens
» Providenciar hospedagem
» Providenciar passagens
» Providenciar documentação legal do executivo (passaporte, vistos)

Supervisionar Equipes de Trabalho
» Estabelecer cronograma
» Estabelecer atribuições da equipe
» Programar as atividades da equipe
» Monitorar o trabalho da equipe
» Monitorar horários de entrada e saída
» Avaliar a equipe
» Selecionar pessoal
» Contratar pessoal
» Treinar equipe

Sistematizar Atividades e Suprimentos
» Cuidar do ambiente de trabalho
» Levantar necessidades de material
» Requisitar material
» Conferir material
» Cotar preços
» Formular pedidos de compra
» Adaptar espaço para armazenagem
» Comprar material, equipamento e mobiliário

Arquivar Documentos
» Identificar o assunto
» Identificar a natureza do documento
» Determinar a forma de arquivo (disquete, microfilmagem)
» Classificar documentos
» Ordenar documentos
» Ordenar arquivos eletrônicos
» Cadastrar documentos
» Catalogar documentos
» Abrir pastas
» Arquivar correspondência
» Administrar arquivos
» Atualizar arquivos

Competências Pessoais
» Manter postura profissional
» Adaptar-se a mudanças
» Demonstrar senso de organização
» Ouvir atentamente (saber ouvir)
» Demonstrar bom humor
» Cultivar autocontrole
» Demonstrar dinamismo
» Demonstrar bom senso
» Trabalhar com ética profissional
» Demonstrar iniciativa
» Cultivar espírito de liderança
» Trajar-se apropriadamente
» Manter-se atualizado
» Inspirar confiança
» Administrar estresse
» Demonstrar polidez
» Comunicar-se com fluência (ser comunicativo)
» Contornar situações adversas
» Demonstrar discrição
» Demonstrar sensibilidade
» Dominar técnicas de redação
» Dominar língua estrangeira
» Sugerir melhorias de procedimentos e métodos de trabalho
» Manusear equipamentos (datashow, retroprojetor)
» Usar internet
» Observar normas de cerimonial
» Dominar informática